I. Dane Administratora Danych Osobowych
Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Polska Sekcja Audio Engineering Society, z siedzibą przy ul. Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000227086 i posługujące się numerem NIP 9570027325, zwane dalej „PS AES” lub „Administratorem”. Osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w PS AES jest Przewodniczący Zarządu PS AES.
Kontakt z PS AES w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail Sekretarza PS AES.
II. Kontakt w sprawie danych osobowych.
W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez PS AES prosimy kontaktować się z Sekretarzem PS AES – pod adresem podanym na stronie PS AES.
III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, PS AES przetwarza Pana/Pani dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pan/Pani wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.
W celu przesyłania drogą elektroniczną komunikatów związanych z działalnością PS AES, informacji dotyczących zebrań, szkoleń, konferencji, informacji dotyczących wytycznych oraz innych komunikatów i informacji związanych z bieżącą działalnością PS AES przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- imię i nazwisko
- adres e-mail
- numer telefonu
Poprzez komunikaty rozumie się informacje organizacyjne jak i naukowo-edukacyjne związane z działalnością PS AES, informacje dotyczące zebrań, szkoleń, konferencji organizowanych przez PS AES i towarzystwa akustyczne, z którymi współpracuje PS AES, informacje dotyczące wytycznych oraz inne komunikaty i informacje związane z bieżącą działalnością towarzystwa.
W celu prowadzenia stosownych dokumentów księgowych, jak również przekazywania Państwu stosownych potwierdzeń opłat konferencyjnych oraz spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- imię i nazwisko
- adres zamieszkania
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- imię i nazwisko
- adres e-mail
Przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczeń.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);
W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- imię i nazwisko
- adres e-mail
na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda);
W celu administrowania stroną internetową PS AES oraz stronami poszczególnych konferencji przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- adres IP
- data i czas serwera
- informacje o przeglądarce internetowej
- informacje o systemie operacyjnym
Dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze stron należących do PS AES. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem PS AES jest administrowanie stroną internetową);
W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do PS AES (aes.org.pl), przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- data i godzina odwiedzin strony
- rodzaj systemu operacyjnego
- przybliżona lokalizacja
- rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony
- czas spędzony na stronie
- odwiedzone podstrony
- podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem PS AES jest administrowanie stroną internetową).
IV. Cookies
- PS AES na swoich stronach internetowych, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. Facebooka, Google’a).
- Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych:
- wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
- stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają one również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;
- utrzymanie stanu sesji — jeżeli klient ma możliwość logowania się do swojego panelu, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie sesji. Oznacza to, że po przejściu na inną podstronę nie trzeba każdorazowo podawać ponownie loginu i hasła, co sprzyja komfortowi korzystania ze strony internetowej;
- tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci;
- Co ważne, wiele plików cookies ma dla nas charakter anonimowy — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Pana/Pani tożsamości.
- Pana/Pani przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Pana/Pani urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzy Pan/Pani sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
- Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować trudności w korzystaniu ze strony internetowej.
V. Prawo wycofania zgody
- Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy wysłać maila bezpośrednio do Administratora na adres Sekretarza PS AES.
- Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
VI. Wymóg podania danych osobowych
Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne dla zapewnienie prawidłowego wykonania praw i obowiązków wynikających z Pani/Pana członkostwa w PS AES. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować odmową przyjęcia do grona członków PS AES.
VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.
VIII. Odbiorcy danych osobowych
- W swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Państwa dane mogą być przekazywane:
- dostawcom usług informatycznych i hostingowych,
- dostawcom usług wspierających działalność PS AES (np. podmiotom świadczącym usługi wysyłki mailingu),
- podmiotom zapewniającym usługi płatnicze,
- organom władzy publicznej, przykładowo organom podatkowym.
- Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej jednak ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
- Jak większość towarzystw i przedsiębiorców, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO mogą być traktowane jako państwa trzecie.
- RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
- Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom, które gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.
- W każdej chwili udzielimy Państwu dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi Państwa niepokój.
- W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.
X. Okres przetwarzania danych osobowych
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Pana/Pani danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
- Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
- członkostwa w PS AES — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu prawidłowego wykonania praw i obowiązków wynikających z członkostwa w PS AES;
- 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków wynikających z prawa podatkowego;
- do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
- do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu PS AES;
- do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych.
- Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdego zdarzenia wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
- Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.
XI. Uprawnienia podmiotów danych
- Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- sprostowania danych osobowych;
- usunięcia danych osobowych;
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
- przenoszenia danych osobowych.
- Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
- Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Panu/Pani ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
- Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych (zostały one wymienione w punkcie III) w związku z Pana/Pani szczególną sytuacją. Musi Pan/Pani jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
- istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub
- istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez: wysłanie maila bezpośrednio do PS AES na adres Sekretarza PS AES.
XII. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
XIII. Postanowienia końcowe
- W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
- O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostanie Pan/Pani powiadomiony/powiadomiona drogą e-mailową.
- Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25.07.2018r.
